Devis, facture, acompte, avoir : les mentions obligatoires d'un artisan du bâtiment

Une facture, ce n'est pas seulement un montant. La loi y impose une liste de mentions, et chaque oubli coûte 15 € par mention manquante ou inexacte, dans la limite du quart du montant de la facture (article 1737 du code général des impôts). Voici la liste, document par document, et ce que vitefacture écrit à votre place.

Sur toutes vos factures

La date d'émission. Un numéro unique, qui suit une séquence chronologique et continue : pas de trou, pas de doublon. Votre identité : nom et prénom précédés ou suivis de « EI » ou « Entrepreneur individuel » si vous êtes en nom propre ; dénomination, forme juridique, capital et siège si vous êtes en société. Votre numéro SIREN. L'identité de votre client, et son adresse s'il s'agit d'une entreprise. Votre numéro de TVA intracommunautaire, sauf pour les factures de moins de 150 € HT.

Puis le détail : la désignation précise de chaque prestation, la quantité, le prix unitaire HT, le taux de TVA, les remises éventuelles, le total HT et le total TTC. La date de la prestation si elle diffère de la date de facture. La date d'échéance du paiement et les conditions d'escompte, ou la phrase « pas d'escompte pour paiement anticipé ». Le numéro du bon de commande, quand votre client en a établi un.

Entre professionnels seulement : le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ces deux mentions ne concernent que les clients professionnels. Imprimées sur la facture d'un particulier, elles ne l'engagent pas.

Ce que vitefacture fait à votre place : la numérotation sans trou, la TVA calculée ligne par ligne et ventilée par taux, la date d'échéance, l'escompte, les pénalités et les 40 € imprimés uniquement quand le client est une entreprise. Vous tapez le client et le montant, le reste se met en place. Le numéro de bon de commande, lui, s'ajoute dans les mentions libres du document.

Les mentions propres aux artisans

Votre assurance professionnelle. Si votre métier vous oblige à en avoir une, la décennale dans le bâtiment, le devis et la facture doivent indiquer l'assurance souscrite, les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique (article 22-2 de la loi du 5 juillet 1996). Dans vitefacture, vous la renseignez une fois dans vos réglages : elle s'imprime sur chaque document, et l'aperçu vous le rappelle si la case est vide.

Si vous êtes en franchise de TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». vitefacture l'imprime, sans colonne de TVA, et remplace le total TTC par « Net à payer », parce qu'aucune taxe n'est comprise.

Si vous travaillez en sous-traitance pour une autre entreprise : une facture en HT, avec la mention « Autoliquidation ». On y consacre un article entier.

Pour un client particulier : les coordonnées de votre médiateur de la consommation (article L616-1 du code de la consommation). Renseigné une fois dans vos réglages, il s'imprime sur les devis et les factures aux particuliers.

Le devis

Dans le bâtiment, un devis détaillé est obligatoire avant tout dépannage, réparation ou entretien, et pour des travaux de plus de 1 500 € chez un particulier. Il porte : la date de rédaction, votre nom et votre adresse, le nom du client, le lieu des travaux, le décompte détaillé de chaque prestation en quantité et en prix, le taux horaire de main-d'œuvre et les frais de déplacement, le total HT et TTC avec le taux de TVA, la durée de validité de l'offre, et si le devis lui-même est gratuit ou payant (arrêté du 24 janvier 2017). Le client l'accepte en écrivant « bon pour accord » ou « bon pour travaux », avec sa signature.

Dans vitefacture, le devis se signe en ligne, sur une page publique, sans compte pour le client, ou sur papier. Un devis n'est pas une facture, et le document le dit. Si vous facturez vos devis, écrivez-le dessus : c'est une mention qui vous appartient.

La facture d'acompte

Un acompte encaissé doit donner lieu à une facture, avec sa TVA. L'administration admet qu'une facture d'acompte ne porte pas toutes les mentions quand elles ne sont pas encore connues au moment où elle est émise : la quantité exacte, la date de fin des travaux.

Dans vitefacture, un devis accepté donne une facture d'acompte en un tap : 30 % proposés d'emblée, ou le montant que vous voulez. C'est une vraie facture, avec son numéro dans la série et sa TVA. La facture finale reprend la totalité des travaux, déduit l'acompte en le nommant, et affiche en grand le « Net à payer » : le seul chiffre que votre client doit régler.

L'avoir

Une facture envoyée ne se modifie plus. Pour corriger, on fait un avoir, ou une facture rectificative. Il doit faire référence de manière explicite à la facture initiale, avec son numéro et sa date, et porter les mêmes mentions qu'une facture. Dans vitefacture, l'avoir se crée depuis la facture, rappelle son numéro et sa date en tête, et garde le même régime de TVA.

Les nouvelles mentions de la réforme

Avec la facture électronique, quatre mentions s'ajoutent : le numéro SIREN de votre client professionnel, l'adresse de livraison si elle diffère de celle du client, la nature de l'opération (prestation de services, livraison de biens, ou les deux), et l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits si vous l'avez choisie. Elles s'appliquent aux grandes entreprises dès le 1er septembre 2026, et aux artisans, TPE et PME au 1er septembre 2027. vitefacture imprime déjà le SIRET de votre client professionnel, et se charge du reste avant la date qui vous concerne.

Ce qui reste à vous

Le logiciel ne peut pas inventer votre assurance, votre médiateur ou votre régime de TVA. Vous les renseignez une fois, et l'aperçu montre exactement ce que votre client recevra. C'est le bon moment pour vérifier.

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Sources : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808 ; https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31144 ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046869201 ; https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000033935513 ; https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000038587815 ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032224762 ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000038414397 ; https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/142-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20220119