Donner ses factures à son comptable sans y passer ses soirées

Fin de mois. Votre comptable vous demande les factures. Vous cherchez les PDF dans vos emails, vous photographiez celles du négoce, vous envoyez tout en cinq messages. Puis il rappelle : il en manque une.

Avec vitefacture, ça tient en un bouton. Et si vous voulez, en zéro bouton. Voici ce qui existe, et comment ça marche.

Un bouton : « Donner mes factures à mon comptable »

Il est sur l'écran de vos factures. Vous choisissez une période, « Le mois dernier » ou les dates que vous voulez, puis le logiciel de votre comptable. Trois choix : Excel, « Sage, EBP, Ciel » ou OpenConcerto. Si vous ne savez pas, demandez-lui une fois. Ensuite ça reste.

Ce que vous n'avez pas à choisir : le reste. Seuls les documents émis, ceux qui ont un numéro, sortent. Jamais les brouillons. Un avoir sort en négatif, pour que son logiciel le soustraie au lieu de le compter à l'envers. Les factures reçues de vos fournisseurs sont dans un fichier à part.

Ce que reçoit votre comptable

Le récapitulatif de vos ventes. Une ligne par facture ou avoir : numéro, date, client, SIRET, total HT, TVA ventilée par taux (5,5 %, 10 %, 20 %), total TTC, statut, date de paiement. En Excel, les montants sont de vrais nombres et les dates de vraies dates : il trie, il additionne, il ne retape rien. En CSV pour Sage, EBP ou Ciel, le fichier est pensé pour leur import, avec les montants écrits à la française.

Le récapitulatif de vos achats. Les factures reçues de la période, celles arrivées par la plateforme et celles que vous avez déposées vous-même : fournisseur, numéro, date, HT, TVA, TTC, statut (reçue, acceptée ou refusée). Quand un fichier n'a pas pu être lu, la case reste vide. Jamais un montant inventé.

« Tout pour mon comptable », la pochette complète. Un seul fichier compressé avec, dedans : le PDF de chaque facture émise, tel que votre client l'a reçu ; un dossier « achats » avec chaque facture fournisseur telle que le fournisseur l'a envoyée, accompagnée d'une copie lisible quand l'original est un fichier technique ; un dossier « anciennes » avec vos factures d'avant vitefacture si vous les avez importées ; et un journal des ventes en écritures comptables, équilibré au centime, avec des comptes par défaut que le cabinet remappe sur son plan. Ce que ce journal ne sait pas écrire proprement, une facture en sous-traitance, un acompte, il ne l'invente pas : il le laisse au comptable, qui le voit dans le récapitulatif.

OpenConcerto : deux fichiers, importés tels quels

Si votre comptable travaille sous OpenConcerto, logiciel libre, il reçoit deux fichiers, « Mes ventes » et « Mes factures reçues », au format exact que son logiciel importe : menu Comptabilité, puis Importer des écritures. Rien à retoucher. Ce sont les mêmes écritures que le journal de la pochette : les deux ne peuvent pas se contredire, parce qu'elles sortent de la même source.

Le format FEC, celui que l'administration a défini

Le fichier des écritures comptables, ou FEC, est le format que l'administration fiscale demande à une entreprise qui tient sa comptabilité sur ordinateur, en cas de contrôle. C'est un format public, fixé par un texte (article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales). Ce n'est pas votre problème, c'est celui de votre comptable, puisque c'est lui qui tient votre comptabilité. Mais ses outils savent lire ce format, et vos écritures y entrent directement.

vitefacture le produit pour la période choisie, dans le même bouton, à côté des autres formats. Il porte les mêmes écritures que le journal de la pochette, dans la présentation que l'administration a fixée. Le reste de votre comptabilité reste chez votre comptable : vitefacture n'est pas un logiciel de comptabilité, et ne le sera pas.

L'envoi mensuel automatique : zéro bouton

Vous renseignez une fois, dans vos réglages, l'adresse email de votre comptable et le format qu'il préfère. Chaque mois, il reçoit l'export du mois écoulé, sans que vous y pensiez. Vous n'avez rien à faire. Vous arrêtez quand vous voulez, au même endroit.

C'est la version « fin des soirées » : vous facturez, vous recevez, et votre comptable a tout le premier de chaque mois.

Les factures d'il y a longtemps

Une facture émise est un document comptable : la loi vous demande de la garder dix ans. Chaque facture envoyée avec vitefacture est archivée telle quelle, et conservée dix ans. Si votre comptable vous réclame une facture de 2027 en 2033, elle est là.

Ce qui reste à votre comptable

Rien de tout cela ne le remplace. vitefacture ne fait pas votre bilan, ne calcule pas vos impôts, ne tient pas votre grand livre. Il lui donne des fichiers propres, à jour, sans facture manquante, dans le format de son logiciel. Un artisan bien outillé lui coûte moins de temps, et ça se voit sur ses honoraires.

Ce que ça coûte

Le compte et les devis sont gratuits. L'envoi et la réception des factures sont dans un seul pack, à l'offre de lancement : 2,99 € TTC par mois la première année, puis 5 € TTC par mois. À l'année : 29 € TTC la première année, puis 50 € TTC par an.

Essayez la démo, le bouton y fonctionne avec des données fictives : https://demo.vitefacture.fr

Sources : https://www.impots.gouv.fr/fichiers-standards-des-ecritures-comptables ; https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9026-PGP.html/identifiant=BOI-CF-IOR-60-40-10-20211215 ; https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F10029 ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327