Photo, PDF, Word : récupérer ses anciennes factures et celles de ses fournisseurs dans vitefacture

Vous avez des années de factures quelque part. Des PDF dans les emails, des fichiers Word sur le vieil ordinateur, des factures du négoce dans une boîte à chaussures. Depuis aujourd'hui, vitefacture les récupère toutes d'un coup. Voici comment, en trois étapes.

Deux portes, un écran

L'écran « Importer » a deux entrées.

« Refaire une facture à partir d'un fichier » : vous déposez une seule facture, et vitefacture prépare une nouvelle facture pré-remplie avec le client et les montants. C'est la voie pour repartir d'un ancien modèle et facturer aujourd'hui. Le fichier est lu dans votre navigateur et n'est pas envoyé.

« Importer mes factures, plusieurs à la fois » : c'est la nouveauté. Vous déposez tout ce que vous avez, et chaque fichier va au bon endroit.

Étape 1 : déposer les fichiers

PDF, Word, Excel, photos (jpg, png, heic) et factures électroniques (fichiers XML). Jusqu'à 40 fichiers par envoi, 20 Mo chacun. Vous les glissez dans la zone, ou vous les choisissez depuis votre téléphone. Une photo prise au chantier fait l'affaire.

vitefacture lit chaque fichier dans votre navigateur et affiche l'avancement : « 3 sur 12 ». Une photo prend quelques secondes. Rien n'est enregistré à cette étape.

Étape 2 : vérifier le tableau

Une ligne par fichier. Sur téléphone, des cartes empilées, avec de gros champs.

Chaque ligne dit d'abord ce que c'est : « Reçue d'un fournisseur » ou « Une de mes factures ». vitefacture devine en regardant qui a émis le document. Si c'est votre numéro SIREN, c'est une de vos factures ; sinon, c'est une facture reçue. Un tap change la réponse.

Puis les champs : numéro, date, nom du fournisseur ou du client, SIRET, total HT, TVA, TTC. Ce que vitefacture a lu dans le fichier est marqué « Détecté ». Ce qu'il n'a pas trouvé, vous le tapez. Ce que vous voulez laisser de côté, vous cochez « Ignorer ».

Un fichier illisible n'est pas refusé. La ligne le dit calmement : « On n'a pas réussi à lire ce fichier. Il sera gardé tel quel : remplissez ce que vous savez ». Le même fichier déposé deux fois est ignoré d'office, et la ligne le dit aussi.

Une facture électronique exacte, celle qu'un fournisseur vous a envoyée dans le format de la réforme, est lue au centime. Ses valeurs priment sur ce que vous tapez, et la ligne vous le dit.

Une photo, c'est de la lecture automatique : c'est utile, ce n'est jamais parfait. Les chiffres lus sur une photo sont à vérifier, toujours. C'est pour ça que le tableau existe.

Sous le tableau, une phrase : « Rien n'est enregistré avant d'appuyer sur Tout enregistrer ».

Étape 3 : tout enregistrer

Un bouton, « Tout enregistrer (12) ». vitefacture range chaque fichier et vous dit ce qu'il a fait, en une phrase : « 9 factures reçues ajoutées, 3 anciennes factures ajoutées, 2 nouveaux clients, 1 ignorée (déjà importée) ». Avec les liens pour aller voir.

Chaque fichier est traité séparément : un mauvais fichier n'annule jamais les autres.

Où vont les fichiers

Les factures de vos fournisseurs rejoignent l'écran « Factures reçues », avec celles qui arrivent par la plateforme agréée. Elles portent la mention « Ajoutée par vous », au lieu de « Reçue via la plateforme ». Vous les voyez, vous les acceptez ou les refusez pour vous y retrouver, et elles partent dans l'export achats de votre comptable comme les autres. Une facture que vous avez déposée vous-même n'est jamais transmise à la plateforme : accepter ou refuser reste une note pour vous.

Vos anciennes factures, celles que vous avez émises avant vitefacture, vont dans une section à part de l'écran Factures : « Mes anciennes factures (importées) ». En lecture seule. Elles ne reçoivent pas de numéro, n'entrent pas dans votre numérotation actuelle, ne s'envoient pas et ne se corrigent pas par un avoir : ce sont les documents d'un autre outil, gardés tels quels. Vos clients, eux, sont récupérés : vitefacture les reconnaît par leur SIRET, sinon par leur nom, et crée les fiches qui manquent. Votre carnet de clients se remplit tout seul.

Et pour le comptable

Dans la pochette « Tout pour mon comptable », les factures reçues déposées par vous sont rangées avec les autres, et vos anciennes factures ont leur dossier, « anciennes », sous le nom que vous leur avez donné. Dans le récapitulatif des ventes, elles apparaissent en fin de liste, marquées « Facture importée », sans détail de TVA : vitefacture ne le connaît pas, il ne l'invente pas.

Ce qui est gardé, et où

Une fois enregistrés, vos fichiers et les valeurs que vous avez validées sont conservés dans votre compte, hébergé en France, dix ans comme vos autres factures, la durée légale de conservation des documents comptables, puis effacés. Ils font partie de « Récupérer mes données », le fichier complet que vous pouvez télécharger quand vous voulez. Sur la démo, rien n'est conservé, et l'écran le dit.

Des limites, dites franchement

40 fichiers par envoi, 500 par jour. Un fichier de plus de 20 Mo est refusé avec une phrase claire. Une facture émise ailleurs reste un document d'archive : pour refacturer un client, passez par « Refaire une facture à partir d'un fichier ». Et une photo floue reste une photo floue : vérifiez les chiffres avant d'appuyer.

Pourquoi maintenant

Le 1er septembre 2026, vos fournisseurs commencent à vous envoyer des factures électroniques. Le 1er septembre 2027, vous émettrez les vôtres au même format. Entre les deux, vous aurez encore des factures papier, des PDF et des photos. Elles ont maintenant leur place au même endroit que les autres, et votre comptable n'a plus qu'un seul dossier à ouvrir.

Créez votre compte gratuit : https://vitefacture.fr/register

Sources : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F10029 ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327 ; https://www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique ; https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/partir-de-quand-suis-je-concerne-par-la-reforme-de-la-facturation